メールと口頭で回している稟議を終わらせる

投資判断や重要事項の承認を、メールの転送やチャットのスレッドで回していませんか。誰が承認していて、誰で止まっているか見えない状態は、意思決定の遅さと記録の欠落を同時に生み出します。

これまでの業務

新規システム導入や取引先との契約など、経営判断が必要な案件は、担当者が資料をまとめてメールで上司に送付。上司が内容を確認し、承認ならば役員に転送。役員が返信または口頭で承認の意思を伝え、担当者に連絡が届く。承認記録は「承認済みのメールスレッド」として各自の受信箱に散在している状態。

発生していた問題点

• 承認がどこで止まっているか担当者側から追いにくく、問い合わせのための問い合わせが発生していた。
• 役員が出張中や多忙のタイミングで返信が滞り、意思決定が数日単位で遅延することがあった。
• 承認の記録がメールに散っており、「誰がいつ何を承認したか」をまとめて確認できなかった。
• 案件が監査や内部統制の確認対象になったとき、承認の証跡を探し出すのに手間がかかった。
• 同じ案件を複数のルートで並行して承認依頼し、二重承認が発生したことがあった。

稟議・承認システムを導入

電子稟議システムでは、案件ごとに申請内容・添付資料・承認ルートをひとつの画面で管理します。申請者は承認者全員の承認状況をリアルタイムで確認でき、どのステップで止まっているかが一目でわかります。承認者にはシステムから通知が届くため、メールに埋もれて見落とすリスクが減ります。

承認の記録はシステム側に蓄積されます。「誰がいつ承認したか」「差し戻し時のコメント」もすべてシステムに残るため、内部統制や監査対応の証跡として活用できます。モバイル対応しているツールであれば、役員が外出中でもスマートフォンから承認できます。

日常的な経費申請や休暇申請はワークフローシステムで対応し、投資判断や契約締結など経営判断が必要な案件は稟議システムで管理する、という役割分担が一般的です。

期待できる効果

• 承認状況がリアルタイムで可視化されるため、担当者が状況確認の連絡をする手間が減ります。
• 承認者への通知とリマインダーにより、対応漏れによる遅延を防止できます。
• スマートフォンから承認できるため、役員の不在時でも意思決定が止まりにくくなります。
• 承認履歴・コメント・添付資料が案件ごとに紐づいて保管され、監査や事後確認に対応しやすくなります。
• 承認ルートを案件種別ごとにテンプレート化することで、稟議書の作成ミスや申請漏れを防止できます。